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Comment bien s’organiser en télétravail ? Les 3 clefs de la réussite

comment bien s'organiser en télétravail

Voilà une question qui revient très régulièrement…
Pas forcément sur le tapis mais qui te trotte dans la tête lorsque tu as des coups de moins bien comme on dit.

“Comment bien s’organiser en télétravail ?”
“Comment arrêter de me perdre dans mon quotidien ?”
“Comment être plus productif ?”

La liste est longue 🗒️
Et pourtant… Il suffit parfois de pas grand chose et d’un peu de discipline pour répondre à ces questions et surtout générer cette satisfaction qui va te donner ce sentiment de contrôle de la situation que tu recherches tant !

Poser les bases

C’est tout bonnement la base (désolé pour le jeu de mot !)
Je vois trop de télétravailleuses et télétravailleurs complètement largués ou totalement désorganisé(e)s.
En télétravail, tu te dois d’être quelque part ton propre patron et te faire violence, tu n’auras pas forcément quelqu’un sur ton dos tous les jours pour te prendre par la main et te guider.
Certains y voient ici une chance mais attention, tout le monde n’a pas toujours la faculté de “s’auto-gérer”, “se fabriquer du travail” ou tout bonnement “prioriser” les différentes tâches qui l’incombent.

Pour poser les bases je t’invite à lister tes actions, mais attention “toutes tes actions” journalières.
Pas uniquement tes “tâches professionnelles” si tu vois ce que je veux dire 😉

1/To Do List

La fameuse “To Do List” ou “liste des choses à faire” en bon Français 🇨🇵 !
Sur le papier ça parait bateau mais c’est vraiment super important que tu en fasses une et surtout que tu la fasses vivre !

Tous les matins tu la check pour visualiser ta journée.

Tous les soirs tu la check de nouveau pour passer en revue les actions que tu as réalisées et tu coches la case des actions terminées ✅

Une fois rodé, tu commenceras à visualiser la journée à venir lors de ta revue quotidienne de fin de journée.

Mon conseil, consacre 15 minutes maximum par semaine pour y ajouter et prioriser tes tâches.
1 minute par revue matin et soir.

Tu peux la créer dans un tableur quelconque, tu peux utiliser des logiciels de notes gratuits ou encore investir dans une application ou un logiciel dédié à cet effet.
Ce qui est vraiment cool c’est d’avoir une solution que tu peux installer sur ton laptop 💻 mais également sur ton téléphone 📱
Tu peux alors te retrouver dans les transports en commun et utiliser ce précieux temps perdu à cocher les cases ✅ et déclencher des smiles de satisfaction d’une journée bien remplie qui s’achève !

2/Planifie tes journées

Les journées de télétravail peuvent vite devenir longue et fastidieuse c’est pourquoi nombreux sont ceux qui se demandent, comment bien s’organiser en télétravail

Il est primordial d’établir un planning qui mêlera tâches professionnelles et privées.
Plusieurs outils à disposition, numérique ou non.

Commençons par les tâches personnelles.
Désolé si j’en déçois certains mais la priorité dans la vie ce ne sont pas forcément les tâches professionnelles.
Pour cela je te conseille une application qui encore une fois peut être consultée sur ton téléphone, tablette, laptop et bonus peut être partagée avec plusieurs utilisateurs !
Tu peux opter pour un bon vieux agenda ou calendrier mais toute la famille ne pourra pas en profiter instantanément !

Dès que tu as un impératif, bim, tu l’ajoutes dans ton calendrier 📆
Tu peux également définir des actions personnelles visibles uniquement par toi, des actions professionnelles, générant une indisponibilité dans le calendrier familial et les faire apparaitre de couleurs différentes.

Cela va te permettre d’organiser ton travail, de conserver tes priorités personnelles, de refuser ou de décaler certains rendez-vous professionnels et surtout te donner une satisfaction de contrôle de ton temps et donc de ta vie !

3/Définis tes priorités

Dans ta liste de tâches, il y a une variable très importante : “la dead line”.
Comprendre “quand dois-tu rendre ce travail ?” ou “quand dois-tu réaliser une action personnelle ?”

Les actions personnelles sont très faciles à prioriser.
Exemple : “tu dois aller chercher tes enfants à quelle heure ?”
Tu comprendras aisément que c’est une TOP priorité.

Les actions professionnelles sont parfois imprévisibles et peuvent chambouler ton quotidien.
Voilà pourquoi il est ultra important de poser des bases, un cadre, avant de se faire déborder par ton activité professionnelle.
Le “savoir dire non” pour justement maintenir ce cadre, pour conserver une forme d’organisation mais surtout pour te préserver.

Un ancien collègue à moi disait “on peut tout dire, il faut juste avoir la bonne manière de le dire”.
Si tu ne priorises pas tu ne pourras jamais être organisé.
Tu dois penser à ton organisation, à ce que tu as envie de faire, au délai imparti et te laisser de l’air.
N’oublie jamais que des imprévus finiront par se glisser dans ta “to do list” et dans ta “planification”, le plan était presque parfait quand soudain…

Il faut donc anticiper et par exemple prévoir une deadline plus courte pour rendre ton travail dans le délai imparti, tu pourras alors palier les imprévus et peaufiner dans la dernière ligne droite si besoin 😉

Cadre de travail

Nous venons d’aborder les règles de bases pour ne pas se faire déborder par les différentes tâches à réaliser en les priorisant pour les traiter dans le bon ordre.

Voyons maintenant dans quel cadre de télétravail évoluer pour avoir les “idées claires”.

Espace de travail/télétravail

Nous l’avons déjà évoqué précédemment mais je ne le répéterai jamais assez, il est important d’avoir son camp de base ! Un espace qui est le tien, à ton image, un refuge où tu ne pourras que t’y sentir bien.

De l’ordre sur ton bureau et dans tes espaces de rangement est également primordial.

Il faut avoir les idées claires et avoir le sentiment d’être dans un environnement minimaliste où tout est à sa place, évite à tout prix de te retrouver dans ce genre de situation :

Comment bien s'organiser en télétravail

Pour t’accompagner et trouver les bons éléments qui te correspondent tu peux compter
sur Le Shop Du Télétravailleur, qui comme à son habitude est là pour te donner des idées et te conseiller.

Cette boite de rangement document est un parfait allié pour optimiser l’espace et stocker aussi bien des livres, des documents mais aussi une calculette ou encore des crayons , ciseaux…

Boite de rangement document

Boite de rangement document

Ou encore cette boite de rangement cable electrique qui apportera de la clarté et fera disparaitre tous ces câbles dans lesquels tu t’emmêles et qui brouille ton esprit :

Boite rangement cable electrique 15

Boite de rangement cable electrique

Comment bien s’organiser en télétravail – Les bonnes pratiques

Nous avons passé en revue quelques outils numériques et physiques pour s’organiser, place maintenant au côté humain de la chose (human after all 🤖).

Bien télétravailler ne veut pas dire qu’il faille rester visser à son siège toute la journée !

Malheureusement c’est l’idée que certains en ont encore…

Faut-il rappeler le nombre d’heures passées à la machine à café par jour dans toutes entreprises où le présentiel est encore légion ?

Les discussions interminables dans le bureau avec les collègues où on parle parfois boulot et beaucoup d’autres choses ?

Le télétravail, ce n’est pas des vacances comme beaucoup trop de gens continuent de le croire !

Par contre en télétravail on a aussi le droit de souffler, de se prendre une tisane sur son balcon, de prendre l’air, de faire tout simplement une pause…

Les pauses en télétravail

Je sais, tu te sens coupable d’arrêter de bosser pour prendre une pause café ☕ et ne rien faire donc du coup tu as la brillante idée un jour de faire ta pause café en bossant en même temps.

Ça part d’un bon sentiment, l’amour du travail “non-stop” bien fait (que tu crois 😅).

Moi je te le dis comme je le pense, ce genre de fausse bonne idée c’est le début de la fin…
Que tu boives du café ou autre chose devant ton écran parce que tu veux t’hydrater OK, il faut faire la part des choses entre boire un café et faire une pause café.

Si c’est déjà devenu une habitude, il va falloir remédier à ça pour que ton cerveau comprenne que boire un café ne rime pas avec télétravailler (même si ça rime d’un point de vue phonologique 🙃).

Il faut que tu te forces à faire des pauses.

Tu dois couper avec ton camp de base, va boire un café, un thé, une tisane (ce que tu veux) dans une autre pièce pour commencer.
S’il fait beau que tu as un jardin, une terrasse, un balcon ou juste une fenêtre, met la tête dehors, regarde ce qui t’entoure, pense à autre chose, analyse ce que tu vois, ce moment est fait pour décrocher, te reposer, souffler…

Pour te forcer à faire des pauses, tu peux définir des durées de travail à l’aide d’un Minuteur analogique visuel :

Minuteur analogique visuel 11

Minuteur analogique visuel

Tu peux essayer de mettre en place, la “techniqe promodoro” et ses cinq étapes :

  1. Tu décides, défini ta tâche.
  2. Règle ton minuteur analogique visuel sur 25 minutes.
  3. Travail sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur analogique visuel sonne la note comme faite.
  4. Fait une pause de 5 à 10 minutes maximum.
  5. Au bout de quatre sessions de 25 minutes tu prends une pause de 20 à 25 minutes.

Définir du temps pour soi

Va faire un tour, si tu le peux, c’est encore mieux, dans un parc, dans une forêt, le long d’une rivière, autour d’un lac, à la mer ou tout bonnement dans la rue si tu n’as pas la chance d’avoir un de ces environnements à proximité de chez toi.
Je lisais encore récemment un article sur les bienfaits de la forêt (sans parler d’aller faire des câlins aux arbres), il faut que tu comprennes que c’est tout bénef pour… toi !
Même si au départ tu risques de ne pas t’en rendre compte.

Le télétravail offre également d’autres avantages qui peuvent te faire gagner un temps précieux.

Si tu as bien organisé ta journée et même eut le temps de te préparer un repas à l’avance, pourquoi pas aller faire tes courses vite fait après manger ?

A cette heure là, il n’y a quasiment personne dans le magasin, tu vas aller 2 fois plus vite.
Crois moi, entre la corvée de course le samedi ou entre midi et deux en semaine y a pas photo !

Le télétravail peut te permettre de faire du sport à 2 secondes de ton camp de base.
On vient d’évoquer une pause de 20/25 minutes,
tu vas quand même pas streamer pendant 25 minutes ?
Pourquoi pas une séance de yoga ou lever un peu de fonte pendant ce temps qui t’es offert ?

Te voilà à faire du sport alors que tu es au travail, euh pardon en télétravail 💻+🏠

Tu avoueras que c’est quand même bien mieux que de squatter la machine à café autour de conversations stériles qui tourne à 99% sur ce que tout le monde pense de bien de la “boite”…

Encore une idée : offre toi une séance de méditation !
Un cadeau rien que pour toi après le sentiment d’une tâche accomplie, recharge les batteries.

Coupe toi du monde

Que ça soit pour télétravailler ou faire ta pause, déconnecte toi totalement ou essaie de t’en rapprocher.

Même quand tu “bosses”, tu peux avoir besoin d’un niveau de concentration élevé , savais-tu que certains coupe même le WIFI pour ne pas avoir la tentation d’aller surfer ou vérifier un truc qui leur vient à l’esprit ?
Cela leur permet d’être focus et de couper les événement perturbateurs qui nous entourent.

Côté téléphone, pas compliqué tu actives le mode avion ✈️
Tes outils de communication (Slack, Teams…) tu passes en “ne pas déranger”.
Idem pour la messagerie tu peux faire en sorte de ne pas recevoir les notifications ou tout bonnement la fermer…

Il faut te mettre dans ta bulle et éviter tous les perturbateurs qui nous entourent.

En résumé

Les 3 principales clefs de la réussite pour répondre à la question “comment bien s’organiser en télétravail ?” :

  • Pose les bases avec ta “To Do List”, “planifie tes journées” et surtout “PRIORISE”.
  • Un cadre de travail minimaliste et ordonné pour avoir le sentiment d’apaisement et de sérénité.
  • Les bonnes pratiques avec l’instauration des pauses, méthodes de travail et définir du temps pour soi et rien que pour soi !

Fin de ce billet qui je l’espère te permettra d’être mieux organisé avec de nouveaux outils (à tester), de nouvelles méthodologies et pratiques bien sûr.

Tu peux également me contacter si tu as tes questions.
Bon télétravail à toutes et à tous !